¿Entre los importantes y las urgencias, donde están las prioridades?

Hoy en día, por la rapidez de los sistemas económicos y sus presiones, unos, sin darse cuenta se confunden y se sienten desubicados entre importancias y urgencias. Para unos, lo importante se convierte en urgencia y viceversa. De estas confusiones salen, sentimientos, emociones y comportamientos inapropiados (estrés, angustia, ansiedad, impotencia, conflictos interpersonales, ira, mal genios…) Cuando las tareas, los acontecimientos y eventos se acumulan, se superponen y/o se imponen. Hay que ser reactivo y actuar adecuadamente para administrar estas circunstancias de crisis. Frente a estas situaciones, suele suceder que unos reaccionan y se adaptan sin aparentes problemas hasta a veces sobre adaptarse olvidándose, negando sus necesidades.

Cuando surgen estas situaciones, se crea una competencia por la importancia entre ellos. Una lucha de poder que manipula la realidad de las prioridades y genera una confusión y alejamiento del esencial, o sea de lo IMPORTANTE.

Reconocer las PRIORIDADES implica distinguir la diferencia entre una tarea urgente y una tarea importante. Bajo la presión, la percepción presente puede ser torcida afectando la capacidad de observar y ubicar el sentido de las prioridades.

Bien sea actuando en la vida privada o profesional, cuando surgen y se acumulan los acontecimientos, ser organizado y eficiente es útil para concretar las tareas pendientes y nuevas. Para llegar a la eficiencia, poder ubicar y reconocer las prioridades es esencial. Saber distinguir una tarea urgente de una tarea importante. Esta diferencia puede ser difícil y sutil por categorizar hasta que uno se puede desubicar y confundir por el estrés y la presión presente. En este estado, la realidad puede ser/estar torcida hasta perder el sentido de las prioridades. Al final todo se vuelve urgente e importante cayéndose en lo “URGORTANTE”

Urgente e importante: Diferencia

Lo Urgente: una urgencia es una tarea, un acontecimiento o una carpeta que pide una reacción muy rápida o inmediata considerada el plazo lo más corto. En caso de incumplimiento puede generar consecuencias negativas importantes, irreversibles o incluso irremediables. para uno mismo, para los proyectos que sean profesionales o privados.

Sin embargo, por confusión, lo parecido urgente puede ser una “falsa urgencia “o sea según la percepción del momento, el sujeto afectado por diferentes factores exteriores como la presión y el estrés… crea esta dicha urgencia. Es por eso que antes de actuar bajo un impulso que puede ser emocional, la nombrada urgencia puede ser segundaria. Recomiendo analizar la situación global, hacerse las buenas preguntas, para discernir las reales urgencias y luego actuar. Es cierto que la capacidad a administrar sus emociones complementa la racionalidad de la situación encontrada y favorece la eficiencia.

Ejemplo: Una persona X está en una reunión importante para estructura un proyecto de alto riesgo y recibe una llamada de un colega para decirle que hace falta hojas para la impresora. En este caso la evidencia aparece. A la inversa, el computador usado para la esta reunión se le ocurrió una falla. Esta situación, es una Urgencia y pide una solución inmediata.

Lo Importante: a menudo lo urgente y lo importante se confunden y están opuestos. Lo importante está vinculado con las responsabilidades y el compromiso personales como padres, empresarios, políticos, lideres, … y se califica por el valor agredo y por el impacto que esta tarea puede tener en un proyecto bien sea privado o profesional.

De hecho, lo urgente que se administra por la reactividad, es relativo, se impone a la medida de las situaciones y los acontecimientos presentes. Mientras que lo importante es intrínsecamente relacionado la cualidad, a los funcionamientos estructurales a las necesidades.

Las prioridades

A tomar en cuenta

Aunque, la diferencia entre lo urgente y lo importante este aclarada en teoría, identificarlos y separarlos en una situación bajo presión en un estado de estrés puede ser un rompecabezas. Las preguntas siguientes son herramientas que ayuda a distinguirlos, se pueden hacer en contextos diferentes, bien sea la vida privada (pareja, familia, amistades…) o profesional.

• ¿Esta acción, contribuiría a la realización y al éxito del proyecto?
• ¿Esta acción, permitiría mejorar y construir mi relación de pareja?
• ¿Esta acción contribuiría al logro de los objetivos de la empresa o pareja?
• ¿Esta acción me permitiría mejorar mi eficiencia y desempeño?

Según la intención y el motivo de la acción para cumplir, recomiendo visualizarla y averiguar si cumpliéndola de esta forma seria un real beneficio a corto, medio o largo plazo para la comunidad, la empresa, la pareja… Es importante hacerse algunas preguntas correctas.

Las respuestas obtenidas permiten establecer una lista de prioridades clasificadas por acción para cumplir y actuar eficientemente. Es cierto que la prioridad de las prioridades seria la acción que tuviera la cantidad más elevada de respuestas positivas.

NB Los valores empresariales y personales influyen también en la elección de las prioridades.

¿Cómo clasificarlas?

Para clasificar las prioridades profesionales existen diferentes métodos eficientes que se encuentran en internet.

• Prioritaria es una tarea urgente e importante es decir la prioridad de las prioridades. Para esta acción el tiempo de reacción es importante para los objetivos (Por una falla técnica de una cadena de trabajo, una reunión, un accidente de trabajo…)
• Secundaria es una tarea importante que no es urgente, aunque que contribuya a los funcionamientos de los proyectos y a la realización de los objetivos (logística, planificación, repartición de las tareas…)
• Tercera es una tarea urgente que no es importante, no tiene o poca influencia en el bueno funcionamiento y para el buen fin del objetivo. Sin embargo, esta acción necesita una atención a corto plazo. Es una tarea que se puede delegar en la medida de lo posible (reuniones de segunda importancia, agendar, búsquedas…)
• Cuarta es una tarea neutra al respecto del objetivo que no influye el el proceso y que puede estar colocada en la “Nevera” es decir en espera (llamadas, discusiones, correos…).

Suele suceder que la columna prioritaria tenga varias acciones urgentes e importantes. ¿Cómo escoger la prioridad en este caso? En la lista siguiente, propongo unas ideas para las elecciones. Bien sea como profesional o como privado pueden servir.

• Hacerse algunas preguntas que permiten discernir la prioridad de las prioridades.
• ¿Es realmente urgente? ¿Cuáles son los recursos humanos o materiales que tenemos a disposición?
• ¿Cuáles es la realidad y el sentido de esta prioridad?
• Reevaluar las realidades de cada urgencia e importancia (prioridades)
• Averiguar y negociar los plazos.
• Interpretar adecuadamente el sentido de las solicitudes o pedidos en términos de necesidades.
• Evaluar los riesgos en caso de retraso.
• Buscar otros recursos bien sea humanos o materiales.
• Racionalizar las acciones y el tiempo para evitar repeticiones de reuniones o encuentros para preguntas.
• Visualizar las tareas con similitudes y los intervinientes quien interactúan
• Comunicar a los demandantes la realidad de la situación presente al respecto de las otras prioridades presentes.
• Ser honesto y sincero en la comunicación para proteger la confianza y la credibilidad.
• Colocar límites y atreverse decir que NO para no sobrecargarse, acumular los retrasos y incumplir
• Ets…

La gestión de las prioridades me parece una prioridad. Sin una estructura de trabajo ben establecida el riesgo de caerse en una situación caótica es muy elevado. Las consecuencias pueden ser muy perjudiciales para los proyectos, objetivos profesionales o privados. En los talleres de emprendimientos que propongo, podrás enriquecerte para gestionar las prioridades, interiorizar los métodos hasta se convierten en modos de funcionamientos en tu forma de ser. Podrás darte cuenta que los beneficios recibidos son múltiples cuando te encontraras en una situación de priorización de las prioridades.

En mis páginas, puedes revisar el espacio dedicado al Emprendimiento. Necesitas más informaciones, escríbeme al WhatsApp +57 320 887 9590.